Assistant de Centre

Gestion administrative

• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Assurer les tâches administratives quotidiennes : gestion du courrier, travaux de secrétariat divers (frappe de notes, compte-rendu, tableaux de bord et autres documents), gestion des badges d’accès au bâtiment
• Assurer différents travaux de gestion : vérification des factures reçues, rapprochement bancaire
• Veiller à l’application et au suivi des procédures Acticall sur le centre
• Réaliser les comptes rendus de réunion
• Assurer la gestion des déplacements des collaborateurs du centre
• Assister le Directeur de Centre : gestion de son planning, suivi de ses rendez-vous, organisation de ses déplacements, assistance pour l’organisation d’événements, …
• Veiller au bon entretien du matériel (remonter les informations terrain, réclamations et incidents au Directeur du Centre pour permettre l’amélioration des « conditions de vie » sur le centre, contrôler l’entretien du bâtiment)
• Assurer la gestion de la sécurité du centre : Exercice incendie, contrôle du matériel de sécurité, plan d’évacuation

Gestion des fournitures et du matériel

• Suivre les dépenses et se montrer force de proposition pour permettre des économies sur le centre
• Assurer le suivi de l’exécution des contrats fournisseurs du centre
• Gérer les commandes et le stock des fournitures et du matériel de bureau du centre
• Gérer les différents fournisseurs et prestataires de services : contact, suivi des délais, facturation